Il-Politika għall-Protezzjoni tad-Data
- Aġġornata l-aħħar: 11/01/2024
Menu
Ir-Regolament Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (UE) 2016/679 (GDPR) u l-Att dwar il-Protezzjoni u l-Privatezza tad-Data (Kapitolu 586) jirregolaw l-ipproċessar tad-data personali kemm jekk miżmuma f’forma elettronika jew manwali. L-NCPE hija kommessa li tikkonforma bis-sħiħ mal-Prinċipji għall-Protezzjoni tad-Data kif stabbilit f’din il-leġiżlazzjoni għall-protezzjoni tad-data.
L-Għanijiet għall-ġbir ta’ data
L-NCPE tiġbor u tipproċessa informazzjoni biex twettaq l-obbligi tagħha f’konformità mal-leġiżlazzjoni attwali. Id-data kollha tinġabar u tiġi pproċessata f’konformità mal-Leġiżlazzjoni għall-Protezzjoni tad-Data u l-Att dwar l-Ugwaljanza għall-Irġiel u n-Nisa, KAP. 456.
Riċevituri tad-data
Informazzjoni Personali tiġi aċċessata mill-impjegati li ġew assenjati l-irwol li jwettqu l-funzjonijiet tal-NCPE. Data personali tiġi żvelata lill-:
- Impjegati tal-NCPE li jwettqu funzjonijiet simili ta’ NCPE1
- Organizzazzjonijiet li jipproċessaw id-data f’isem il-kontrollur tad-data inklużi, iżda mhux limitati għal, fornituri ta’ servizzi tal-NCPE għal servizzi ta’ konsultazzjonijiet legali, kontabilità, awditjar u fornituri u provdituri ta’ servizzi oħra.
L-iżvelar jista’ jsir ukoll lil partijiet terzi iżda kif inhu awtorizzat mil-liġi biss.
Id-drittijiet tiegħek
Inti intitolat li, mingħajr ħlas, tkun taf liema tip ta’ informazzjoni qed iżżomm u tipproċessa dwarek l-NCPE, u għaliex, min għandu aċċess għaliha, kif qed tinżamm u qed tkun aġġornata, għal kemm se ddum miżmuma, u l-Unità x’qed tagħmel biex tkun konformi tal-leġiżlazzjoni għall-Protezzjoni tad-Data.
Il-GDPR tistabbilixxi proċedura formali biex tindirizza t-talbiet għal aċċess għas-suġġett tad-data. Is-suġġetti tad-data kollha għandhom id-dritt li jaċċessaw kwalunkwe informazzjoni dwarhom li qed tinżamm mill-NCPE, kemm jekk qed tinżamm fuq il-kompjuter kif ukoll f’fajls manwali. Talbiet għal aċċess għal informazzjoni personali mis-suġġetti tad-data għandhom isiru bil-miktub u jintbagħtu lill-Aġent Direttur Eżekuttiv tal-NCPE. Id-dettalji ta’ identifikazzjoni tiegħek bħalma huma n-numru tal-identità, l-isem u l-kunjom għandhom jiġu sottomessi mat-talba għall-aċċess. F’każ li niltaqgħu ma’ diffikultajiet ta’ identifikazzjoni, inti tista’ tippreżenta dokument ta’ identifikazzjoni.
L-NCPE timmira li tikkonforma malajr kemm jista’ jkun mat-talbiet għal aċċess għal informazzjoni personali u tiżgura li din tiġi pprovduta f’perjodu ta’ żmien raġonevoli iżda mhux aktar tard minn xahar mid-data li tiġi riċevuta t-talba, sakemm ma jkunx hemm raġuni valida għal dewmien. Meta xi talba ma tkunx tista’ tintlaqa’ fi żmien raġonevoli, ir-raġuni tiġi spjegata bil-miktub lis-suġġett tad-data li qed jagħmel it-talba. Jekk ikun hemm xi ksur ta’ data, is-suġġett tad-data jiġi infurmat kif meħtieġ.
Is-suġġetti tad-data kollha għandhom id-dritt li jitolbu li l-informazzjoni dwarhom ma tintużax jew ma tiġix emendata jekk jirriżulta li ma tkunx korretta. Is-suġġetti tad-data jistgħu jitolbu wkoll li d-data dwarhom tiġi mħassra.
Jekk japplika, dawn id-drittijiet jistgħu jkunu restritti skont il-leġiżlazzjoni għall-Protezzjoni tad-Data.
F’każ li ma tkunx sodisfatt bl-eżitu tat-talba tiegħek għal aċċess, tista’ tgħaddi lment lill Kummissarju għall-Protezzjoni tal-Informazzjoni u tad-Data fuq id-dettalji pprovduti hawn isfel.
Il-Politika dwar iż-Żamma tad-Data
Id-data personali tinġabar mill-Att dwar l-Ugwaljanza għall-Irġiel u n-Nisa, KAP. 456.
L-iskeda li ġejja turi r-rekwiżiti ta’ żamma għall-kategoriji ta’ dokumentazzjoni differenti fi ħdan l-NCPE.
| KATEGORIJA TAD-DOKUMENT | RETENTION PERIOD | ĠUSTIFIKAZZJONI |
|---|---|---|
| Riżorsi Umani – il-Persunal ewlieni | ||
| Applikazzjonijiet – Sejħiet biex jimtlew pożizzjonijiet fi ħdan l-NCPE | 1) Għall-kandidati magħżulin – Għaxar (10) snin mid-data tat-terminazzjoni tal-impjieg 2) L-oħrajn kollha – sena (1) wara li l-kandidati jiġu nnotifikati bir-riżultat tal-proċess tal-għażla sakemm fil-frattemp ma jkunx daħal xi lment marbut ma’ xi sejħa għal applikazzjoni partikolari. | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Fajls tal-impjegati għall-persunal ewlieni | Għaxar (10) snin mid-data tat-terminazzjoni tal-impjieg | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Dettalji personali tal-persunal – Excel sheet | Id-dettalji tal-impjegati għandhom jitħassru minn din il-karta wara għaxar (10) snin mid-data tat-terminazzjoni tal-impjieg, ħlief għad-data li għandha tinżamm għal raġunijiet ta’ arkivjar. | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Fajls marbutin mal pagi u softwer għall-pagi | Għaxar (10) snin mid-data tat-terminazzjoni tal-impjieg | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Softwer għall-qari tas-swaba’, Karti tal-attendenza u Talbiet għal leave għal vaganza | Sentejn (2) | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Karti bilanċjali tal-leave għal vaganzi | Tliet (3) snin | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Ċertifikati ta’ leave minħabba mard | Sena (1) mill-ħarġa taċ-ċertifikat | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Rekords tat-taħriġ | Għaxar (10) snin mid-data tat-terminazzjoni tal-impjieg | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Twiddib – twissijiet verbali | Sitt (6) xhur | ll-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Twiddib- twissijiet bil-miktub | Sena (1) | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Akkużi Dixxiplinari | 1) Għaxar (10) snin mit-terminazzjoni jekk jinsab ħati jew inkonklussiv 2) Xahrejn (2) jekk ma jinsabx ħati | Il-perjodu ta’ żamma huwa f’konformità mal-’Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani’ |
| Riżorsi Umani – Persunal reklutat għal Proġetti kofinanzjati mill-UE | ||
| Id-dokumenti kollha mniżżlin fil-kategorija tar-’Riżorsi Umani – Persunal ewlieni | Għall-perjodu stipulat f’dawn ir-regolamenti li jirregolaw il-programm/i relattiv/i tal-UE | Il-perjodu ta’ żamma skont ir-regoli u r-regolamenti tal-programm/i tal-UE |
| Kuntratti u Finanzi | ||
| Fajls ta’ kuntratti li jinkludu d-data personali ta’ offerenti potenzjali, offerenti, kuntratturi, fornituri ta’ servizz u provdituri | -Għal proġetti kofinanzjati tal-UE – Għall-perjodu stipulat f’dawn ir-regolamenti li jirregolaw il-programm/i tal-UE – Oħrajn – … | – Għal proġetti kofinanzjati tal-UE – il-perjodu ta’ żamma skont ir-regoli u r-regolamenti tal-programm/i tal-UE -Oħrajn – … |
| Fajls tal-finanzi b’data/rekords ta’ kredituri u debituri | Ħames (5) snin wara li jsir il-pagament | Għal skopijiet ta’ awditjar |
| Amministrazzjoni | ||
| Rekords akkademiċi ta’ studenti, dettalji ta’ kuntatt u skedi bil-ħinijiet tax-xogħol | – Internship/kollokament – Ħames (5) snin mit-terminazzjoni tal-kollokament – Studenti li jitolbu għal intervisti/informazzjoni – Sentejn (2) | Għal skopijiet ta’ awditjar |
| Safar | ||
| Rekords ta’ organizzaturi ta’ safar u parteċipanti | Ħames (5) snin mid-data tat-terminazzjoni tal-impjieg | Għal skopijiet ta’ awditjar |
| Investigazzjonijiet | ||
| Dettalji ta’ kwalunkwe persuna b’konnessjoni mal-ipproċessar u l-investigazzjoni ta’ ilmenti ta’ allegat diskriminazzjoni u fastidju sesswali skont KAP. 456 Att dwar l-Ugwaljanza għall-Irġiel u n-Nisa | Ħames (5) snin mill-għeluq tal-każ | – Kif suġġerit mill-Konsulent Legali tal-NCPE – Għal skopijiet ta’ riċerka |
| Talba għal Informazzjoni | ||
| Dettalji ta’ persuni li għamlu talbiet għal informazzjoni permezz ta’ mezzi differenti ta’ komunikazzjoni | Ħames (5) snin | Għal skopijiet ta’ riċerka |
| Taħriġ | ||
| Karti tal-attendenza għal taħriġ u karti ta’ evalwazzjoni | – Karti tal-attendenza – Tliet (3) snin mit-taħriġ – Karti ta’ evalwazzjoni – Tliet (3) snin mit-taħriġ | Id-data meħtieġa fir-rigward ta’ sessjonijiet ta’ taħriġ tal-NCPE hija inkluża fir-Rapporti Annwali |
| Marka tal-Ugwaljanza | ||
| Kumitat tar-rappreżentant/i tal-ugwaljanza, Kap tal-organizzazzjoni, listi tal-persunal għal taħriġ għal ċertifikazzjoni mill-ġdid | Ħames (5) snin mit-terminazzjoni taċ-ċertifikazzjoni | Għal skopijiet ta’ riċerka |
| Proġetti | ||
| Imsieħba fi proġetti u rekords ta’ parteċipanti f’ attivitajiet ta’ proġetti differenti partikolarment konferenzi, taħriġ/konsultazzjoni/sessjonijiet ta’ mentoraġġ, attivitajiet biex jintlaħqu n-nies u avvenimenti | Għall-perjodu stipulat f’dawn ir-regolamenti li jirregolaw il-programm/i relattiv/i tal-UE | Il-perjodu ta’ żamma skont ir-regoli u r-regolamenti tal-programm/i tal-UE |
| Direttorju Onlajn ta’ Nisa Professjonisti | ||
| Formoli ta’ applikazzjoni għar-reġistrazzjoni fid-direttorju | Applikanti li ma ntgħażlux – Ħames (5) snin | Żamma tal-formoli kollha ta’ applikanti li ma ntgħażlux li eventwalment jistgħu jsiru eliġibbli. |
| Id-data personali, esperjenza u kwalifiki ta’ profilers | Il-profilers għandhom l-għażla li jieqfu jipparteċipaw fi kwalunkwe ħin | Sakemm il-professjonisti ma jiqfux jipparteċipaw, din id-data tinżamm onlajn L-NCPE għandha miżuri stabbiliti biex tiżgura l-akkuratezza tad-data. |
| Kommunikazzjonijiet u Relazzjonijiet Pubbliċi | ||
| Karti tal-attendenza u karti ta’ evalwazzjoni ta’ konferenzi u avvenimenti oħra, kelliema u membri f’panels | – Karti tal-attendenza – Tliet (3) snin mill-avveniment – Karti ta’ evalwazzjoni – Sena (1) mill-avveniment | – l-karti tal-attendenza jinżammu għal tliet snin minħabba awditjar kif ukoll għal skopijiet ta’ referenza għal meta jiġu organizzati avvenimenti simili – Jinkiteb rapport li jipprovdi fil-qosor il-feedback li jinġabar mill-karti ta’ evalwazzjoni li konsegwentement jinżammu għal sena (1). |
| Lista ta’ Indirizzi Elettroniċi | Ir-riċevituri għandhom il-possibbiltà li jieqfu jipparteċipaw | Meta jiġu kuntattati persuni mill-pubbliku ġenerali mill-inidirizzi elettroniċi tal-NCPE, ir-riċevituri jingħataw il-possibbiltà li ma jipparteċipawx/li jneħħu l-abbonament. Inkella, l-NCPE hija awtorizzata ‘li żżomm kuntatt dirett u kontinwu ma’ korpi lokali u esteri li jaħdmu fil-kamp ta’ kwistjonijiet ta’ugwaljanza, u ma’ gruppi, aġenziji jew individwi oħra skont il-ħtieġa’ skont l-Att dwar l-Ugwaljanza għall-Irġiel u n-Nisa, KAP. 456, Artikolu 12(1)(e) |
| Librerija | ||
| Dettalji ta’ min jissellef mil-librerija | Sitt (6) xhur wara li jirritorna r-riżorsi kollha li jkun issellef mil-librerija | Biex ikun żgurat li r-riżorsi jiġu ritornati f’kundizzjoni tajba |
| GDPR | ||
| Dokumenti ta’ ksur ta’ protezzjoni tad-data | Sentejn (2) wara l-konklużjoni tal-investigazzjoni tal-ksur tad-data | Dan biex jippermetti li jsir is-segwitu neċessarju fir-rigward ta’ ksur ta’ data. Jinżammu r-rekords ta’ ksur però ma tinżamm l-ebda data personali wara l-perjodu ta’ żamma stabbilit. |
Id-data li għandha bżonn tiġi distrutta wara l-perjodu ta’ żamma stabbilit, titħassar b’mod effiċjenti biex ikun żgurat li tali informazzjoni ma tibqax disponibbli fl-NCPE.
L-Uffiċjal għall-Protezzjoni tad-Data jista’ jiġi kkuntattjat fuq dpo.ncpe@gov.mt jew bit-telefown +356 22768200.
Aġent Direttur Eżekuttiv
Il-Kontrollur tad-Data tal-NCPE jista’ jiġi kkuntattjat fuq:
NCPE, Gattard House, National Road,
Blata l-Bajda, ĦMR 9010 Telefown: +356 22768200 Email: equality@gov.mt
Il-Kummissarju għall-Protezzjoni tal-Informazzjoni u d-Data
Il-Kummissarju għall-Protezzjoni tal-Informazzjoni u d-Data jista’ jiġi kkuntattjat fuq: Level 2, Airways House,
High Street, Sliema SLM 1549
Telefown: 23287100
Email: idpc.info@idpc.org.mt
1 F’każ ta’ investigazzjoni ta’ ilmenti, KAP 456, Artikolu 18(5) jistipula li:
“(5) Il-Kummissarju u kull membru ieħor tal-Kummissjoni jew xi membru tal-ħaddiema tal-Kummissjoni għandhom jittrattaw kull ħaġa li jsiru jafu biha matul xi investigazzjoni bħala konfidenzjali u m’għandhomx jiżvelawha kemm-il darba dak l-iżvelar ma jkunx meħtieġ matul xi prosekuzzjoni jew azzjoni għal rimedju taħt dan l-Att.”
2Proċeduri Korporattvi għall-Protezzjoni tad-Data tal-Amministrazzjoni Pubblika u r-Riżorsi Umani –
Corporate-Procedures-2020-as-at-30.4.20-ver-1.8.pdf
3 3 DoC u DPU kkonfermaw li l-perjodu ta’ żamma għall fajls ta’ kuntratti għadu ma ġiex stabbilit
4Bħal hawn fuq
